Другие подразделения:
Partners
Вход для клиентов


Вопрос партнеру
Our partners Контактная информация
  • Адрес:
    109316, Москва,
    Остаповский проезд, д.3

  • Телефон \ факс:
    +7 (495) 781-6435

  • Электронная почта:


Профэккаунт - бухгалтерские услуги
Наш телефон:
(495) 781-6435
Комплексное

бухгалтерское обслуживание

Профэккаунт - Главная
   |      |      |      |      |   Партнеры
Онлайн калькулятор

Личное имущество в служебных целях

В некоторых случаях удобнее не покупать какое-то оборудование, а использовать то, что уже есть у сотрудников. Расходы, связанные с использованием личного компьютера, автомобиля в служебных целях, должны быть компенсированы фирмой. Давайте разберемся, как выгоднее оформить эти взаимоотношения, отразить их в учете и при налогообложении.

Когда фирма платит?

Обязанность возмещать сотрудникам расходы при использовании их личного имущества в интересах фирмы прописана в статьях 188, 310 Трудового кодекса. Согласно статье 164 Кодекса, компенсация — это денежная выплата, установленная в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Компенсацию нужно платить за использование и износ инструментов, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов. Размер и порядок выплаты таких компенсаций, возмещения расходов, связанных с использованием имущества, должны быть описаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Помимо выплаты компенсаций есть еще один вариант — заключить с сотрудником договор аренды на использование его имущества. Порядок налогообложения зависит от того, выберете вы выплату компенсации или арендную плату, а также от вида такого имущества.

Компенсации за использование личного транспорта

Налог на прибыль. Камнем преткновения при выплате компенсации за использование личного транспорта стали удивительно низкие суммы, которые можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Эти нормы установлены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов...» (см. таблицу).

Таблица

Вид транспортного средства

Сумма, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, рублей в месяц

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:

 

– до 2000 куб. см включительно

1200

– свыше 2000 куб. см

1500

Мотоциклы

600

Специалисты службы налогового учета считают, что в эти суммы заложены и расходы на ГСМ, и ремонт, и страхование, и все прочие расходы, которые сопутствуют использованию транспорта. Значит, и списать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Поэтому если вы решите выплачивать сотруднику большую компенсацию, то суммы, превышающие утвержденные правительством нормативы, при расчете налога на прибыль учитывать нельзя.

Минфин в своем письме от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 указал, на что нужно обратить особое внимание при выплате компенсаций за использование личного транспорта. Так, при использовании для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов необходимы следующие документы:

  1. приказ руководителя фирмы, где необходимо указать размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  2. документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля и право управления им (копии, предпочтительно нотариальные):
    • свидетельство о регистрации транспортного средства;
    • ПТС;
    • копия доверенности (если работник управляет по доверенности);
    • водительское удостоверение.

В должностной инструкции и трудовом договоре с работником нужно обязательно указать, что работа носит разъездной характер.

Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце. Если в течение месяца работник был в отпуске, на больничном, в командировке или отсутствовал по иным причинам, и автомобиль не эксплуатировался, то за эти дни компенсация не выплачивается. Аналогично выплачиваются компенсации совместителям — пропорционально отработанному времени.

И, конечно же, использование транспорта должно быть экономически обосновано, то есть соответствовать критериям признания расходов, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Следует обратить  внимание на то, что в постановлении № 92 указаны нормы только по легковым автомобилям и мотоциклам. Налоговики считают, что фирма вообще не вправе учитывать при налогообложении прибыли иные компенсации за использование транспорта, кроме указанных в постановлении. Если вы решите платить сотруднику компенсацию за использование других видов транспорта (грузового, воздушного, речного и др.), включив эти суммы в прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК), связанные с производством, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде. На наш взгляд, все же выгоднее оформить подобные отношения через договор аренды.

ЕСН. Компенсационные выплаты в пределах законодательно установленных норм, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, ЕСН не облагаются (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Если же вы платите компенсацию больше, чем предусмотрено постановлением № 92, то апеллируйте к пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, в котором сказано, что если выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то и ЕСН они не облагаются. Такой вывод подтверждает письмо Минфина от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192.

То же самое касается и пенсионных взносов, так как база для их расчета аналогична базе по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

НДФЛ. В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса сказано, что налогом на доходы не облагаются компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей только в пределах законодательно установленных норм. Указывает на это и письмо Минфина от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84. Здесь чиновники вспомнили о постановлении № 92 и предложили воспользоваться его нормативами для исчисления НДФЛ: то есть все, что свыше норматива, обложить налогом. Но, правда, они и сами не отрицают, что установления специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц Кодексом не предусмотрено. Судьи же встают на сторону фирмы (постановление Президиума ВАС от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Интересные выводы содержит письмо Минфина от 24 апреля 2007 г. № 03-04-06-01/129. Чиновники указали, что компенсации сотрудникам, чья работа носит разъездной характер, не облагается ЕСН, НДФЛ. В то же время суммы компенсаций можно включить в состав расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль. Таким образом, если выплачивать сотруднику компенсацию за разъездной характер работы (а не за использование личного транспорта), соответственно подготовив необходимые документы (должностные инструкции, трудовые договоры, приказы), можно сэкономить на налогах.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на суммы компенсаций не начисляют в соответствии с пунктом 10 постановления правительства от 7 июля 1999 г. № 765 «О перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

УСНО. Фирмы-упрощенцы тоже могут платить сотрудникам компенсацию за использование личного транспорта. Но в расходы можно включить их только в пределах установленных правительством норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). То же самое касается пенсионных взносов, взносов на травматизм и НДФЛ. Если сумма компенсации больше, чем положено, в расходы сумму превышения включить нельзя, и придется заплатить зарплатные налоги.

Компенсации за использование личного оборудования

Кроме автомобилей сотрудники могут использовать в работе еще множество видов собственного имущества (например, станки, компьютеры, сканеры, принтеры, телефоны, факсы, мобильные телефоны, сим-карты и т. д.).

Налог на прибыль. Нормы возмещения за использование такого личного имущества законодательством не установлены. Поэтому размер компенсации должен определяться по соглашению сторон (ст. 188 ТК). Его нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Такие выводы подтверждает, в частности, письмо Минфина от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61, в котором сказано, что суммы компенсаций, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта) для выполнения служебного задания, можно учесть для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

В то же время главный критерий такой компенсации — экономическая целесообразность расходов. Так, Минфин в письме от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194 (с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс) предложил при определении размера компенсации за использование надомником собственных инструментов и механизмов исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением правительства от 1 января 2002 г. № 1).

Для тех видов инструментов и механизмов, которые не указаны в амортизационных группах, нужно исходить из срока их полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. В остальных случаях размеры компенсаций за использование личного имущества должны соответствовать экономически обоснованным затратам, исходя из фактического использования инструментов и механизмов для целей трудовой деятельности.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм, НДФЛ с сумм таких компенсаций начислять не нужно.

Документы, которые необходимы для выплаты компенсаций за использование имущества:

  1. дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества в служебных целях, в котором нужно указать:
    • наименование используемого имущества,
    • технические характеристики,
    • нормы интенсивности использования имущества (в соответствии с технической документацией),
    • период использования имущества,
    • кто несет расходы по эксплуатации и ремонту,
    • размер компенсации и порядок выплаты,
    • условия прекращения дополнительного соглашения;
  2. документы о праве собственности сотрудника на используемое имущество (например, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
  3. приказ о выплате компенсации;
  4. расчет компенсации (суммы возмещения за износ в соответствии со сроком эксплуатации имущества, затраты на обслуживание, например стоимость картриджей для принтера и т. п., подтверждающие затраты документы — чеки кассовые и товарные, накладные и т. п.).

Логично предположить, что, если сотрудник в течение месяца отработал не все рабочие дни, сумму компенсации нужно пересчитать пропорционально отработанному времени.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). Разницы между суммами компенсаций в налоговом и бухгалтерском учете нужно учитывать в соответствии с положениями ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» (утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. № 114н).

УСНО. Перечень расходов, предусмотренный для упрощенцев пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса, является закрытым. Расходы на выплату компенсаций за использование личного имущества в служебных целях (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) здесь не указаны. Значит, и учесть их при налогообложении нельзя.

Но можно пойти на хитрость: учесть такие затраты как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК). В этом случае придется начислять пенсионные взносы, взносы на травматизм и НДФЛ.

Аренда транспорта с экипажем

Гораздо больший простор действий дает при использовании сотрудником транспортных средств договор аренды с работодателем. Неудобство для фирмы здесь в том, что придется оформлять путевые листы, следить за нормой расхода топлива.

Гражданским кодексом предусмотрены две формы аренды транспортного средства: с экипажем и без экипажа. От того, какой вариант вы выберете, зависит и то, какие расходы можно учесть.

Особенности взаимоотношений в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем установлены статьями 632–641 Гражданского кодекса. В этом случае управлять транспортным средством может только сам работник — владелец. Содержать в надлежащем состоянии, включая его текущий и капитальный ремонт, страховать транспортное средство должен также сам работник. Фирма несет расходы на ГСМ и другие, связанные с его коммерческой эксплуатацией.

Преимущество такого варианта для работника состоит в том, что управлять автомобилем он будет только сам. Для фирмы — в том, что расходы на ремонт и страхование, то есть весьма существенные статьи расходов, будет нести сам работник. Арендная плата по такому договору состоит из двух частей: платы за пользование транспортом и вознаграждения работнику за управление транспортом.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы можно в полном объеме учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). То же самое касается расходов на ГСМ и прочих эксплуатационных затрат.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм. ЕСН и пенсионные взносы нужно начислять только с сумм вознаграждения за управление транспортом (п. 1 ст. 236 НК). Однако обратите внимание, что в соответствии с пунктом 3 статьи 238 Налогового кодекса ЕСН в части ФСС на эти суммы начислять не нужно (см. также письмо Минфина от 26 января 2007 г. № 03-04-06-02/11).

Та часть арендной платы, которая относится к оплате за пользование транспортом, ЕСН не облагается. Не нужно начислять и взносы на травматизм.

НФДЛ. Со всей суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ и уплатить в бюджет (ст. 226 НК). Если же удержать налог невозможно, то фирма должна сообщить об этом в налоговую.

Аренда транспорта без экипажа

Об этом виде аренды сказано в статьях 642–649 Гражданского кодекса. Поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт, нести расходы на содержание, страхование, включая ОСАГО, добровольное страхование, расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, должна фирма-арендатор.

Для работника здесь выгодно то, что все расходы несет фирма. Однако важно не забывать: фирма вправе управлять транспортным средством своими силами, то есть формально может доверить его любому водителю. Кроме того, важно в договоре аренды прописать, может ли фирма сдавать транспорт в субаренду и необходимость согласия на это арендодателя. Некоторым образом обезопасить сотрудника можно, прописав в полисе ОСАГО только одного водителя — владельца.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание транспорта (ГСМ, ремонт, страхование и т. д.) можно включить в расходы при расчете налога на прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Это подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Нельзя учитывать расходы на техосмотр — это затраты самого владельца.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

Документы, необходимые для оформления договора аренды транспортно средства:

  1. документы о праве собственности на транспортное средство:
    • свидетельство о регистрации транспортного средства,
    • ПТС,
    • копия доверенности (если работник управляет по доверенности),
    • водительское удостоверение;
  2. приказ о норме расхода топлива (желательно также копии технической документации на транспортное средство, где будут указаны эти нормы);
  3. дополнительное соглашение к трудовому договору о передаче в управление сотруднику транспортного средства;
  4. договор о материальной ответственности.

В должностной инструкции и трудовом договоре должно быть указание на разъездной характер работы.

Аренда прочего имущества

Арендные отношения между сотрудником и фирмой регулируются статьями 606–625 Гражданского кодекса. При заключении договора аренды необходимы:

  1. документы, подтверждающие право собственности на имущество (например, свидетельство о собственности, кассовые и товарные чеки на покупку, товарные накладные, гарантийные талоны);
  2. данные, позволяющие идентифицировать арендуемое имущество (например, серийный номер, номера составных частей или механизмов);
  3. госрегистрация договора аренды (при аренде недвижимости сроком 12 месяцев и более);
  4. акт приема-передачи имущества.

Обратите внимание, что если в договоре не указано иное, то обязанность поддерживать имущество в исправном состоянии, проводить текущий ремонт, нести текущие расходы по содержанию должна фирма-арендатор. А вот проводить капитальный ремонт — обязанность арендодателя (ст. 616 ГК).

Можно договориться об удобном порядке арендных выплат (ст. 614 ГК): варьировать сроки и суммы платежей, предусмотреть денежную или натуральную форму оплаты.

Стоимость арендованного имущества не забудьте отразить на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в размере, указанном в договоре аренды.

Налог на прибыль. Сумму арендной платы, все расходы на содержание арендуемого имущества можно включить в расходы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм с суммы арендной платы в этом случае платить не нужно (ст. 236 НК).

НДФЛ нужно удержать и уплатить в бюджет со всей суммы арендной платы.

УСНО. Затраты на аренду как транспортных средств, так и любого иного имущества упрощенцы могут учесть в расходах (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК).

По материалам «Московского бухгалтера»

 

 

2012 © Profaccount.ru

Сайты патнеров
Рейтинг@Mail.ru    Rambler's Top100    Яндекс.Метрика