Другие подразделения:
Partners
Вход для клиентов


Вопрос партнеру
Our partners Контактная информация
  • Адрес:
    109316, Москва,
    Остаповский проезд, д.3

  • Телефон \ факс:
    +7 (495) 781-6435

  • Электронная почта:


Профэккаунт - бухгалтерские услуги
Наш телефон:
(495) 781-6435
Комплексное

бухгалтерское обслуживание

Профэккаунт - Главная
   |      |      |      |      |   Партнеры
Онлайн калькулятор

Бухучет: Тайм-менеджмент для главбуха, или В поисках потерянного времени

Как приобрести власть над каждой минутой

Управление собственным временем (тайм-менеджмент) поможет использовать его максимально эффективно. Главное - научиться применять на практике определенные приемы. Как ни странно, но простые и логичные шаги дают поразительные результаты.

Чтобы стать обладателем ценных знаний о том, где искать «пропадающее» время, можно обойтись и без посещения специальных тренингов. Для начала попробуйте несколько классических приемов. Ниже мы рассмотрим наиболее популярные положения тайм-менеджмента, рекомендуемые главбухам, а также поинтересуемся мнением петербургских бухгалтеров, испытавших эти приемы на себе.

Поставить время на счетчик

Бытует ложное мнение что, чем дольше бухгалтер засиживается на работе и берет «хвосты» на дом, тем преданнее этот человек своему делу; чем стремительнее горы документов на его рабочем столе приближаются к высоте Эвереста, тем больший объем работы он выполняет. Увы, скорее это свидетельствует о неумении правильно распределить задачи и концентрировать свое внимание на самом важном.

Для того чтобы узнать, почему времени катастрофически не хватает, воспользуйтесь технологией хронометража. Эта процедура позволит выяснить, куда же пропадают ценные минуты и часы. Сделать это несложно: заведите блокнот и записывайте туда все, чем вы занимаетесь в течение рабочего дня, не забывая указывать время, затраченное на каждую операцию. Незначительные отвлекающие вас от прямых обязанностей моменты, длящиеся 2-3 минуты, просто помечайте галочкой.

После нескольких недель систематических наблюдений вы сможете точно сказать, сколько времени у вас уходит на решение долгосрочных важных вопросов (обычно 20-30 процентов рабочего времени), сколько - на решение вопросов, которые вы могли бы делегировать иным сотрудникам (в идеале - 10 процентов), сколько - на мелкие необязательные дела, отвлекающие моменты (часто доходит до 50 процентов, наша задача - снизить его до 10-20). На последний показатель обратите особое внимание, потому что если на него действительно приходится полдня, то эффективность использования рабочего времени могла бы быть существенно выше.

К такому выводу после проведенного хронометража пришла Ксения Рыбина, бухгалтер сети магазинов строительных материалов: «Когда я услышала о хронометраже рабочего времени, то искренне удивилась: неужели я сама не знаю, на что трачу свое время? Оказалось - не знала. Я попробовала следить за собой в течение месяца и выявила ужасную закономерность. Ежедневно почти половину рабочего дня я тратила на мелочи, не имеющие отношения к делам: чаепития, перекуры, звонки родственникам и подругам, беседы с коллегами, посещения сайтов и форумов в Интернете "на минуточку". Вот из этих "минуточек" и сложилась такая плачевная картина. А я думала, что начальник завалил меня непосильной работой и времени не хватает потому, что объем моих обязанностей слишком велик!».

Матрица поможет разобраться в приоритетности задач

Планирование - один из непременных инструментов на вооружении бухгалтера, стремящегося подружиться со временем. Об одном из обязательных элементов любого тренинга по тайм-менеджменту рассказывает главный бухгалтер фирмы в сфере туризма Яна Андреевская: «С рабочими авралами, особенно в сезон сдачи отчетности, знаком не понаслышке каждый бухгалтер. Так было и со мной: я постоянно отвлекалась на какие-то второстепенные дела, откладывала важные решения на завтра (и так вплоть до последних дней), находила какие-то поводы для самоубеждения, что ничего страшного, сделаю это завтра, время терпит. Ну а в итоге все заканчивалось судорожными действиями в последний момент, иногда - необдуманными решениями и ошибками.

Все изменилось, когда я узнала о простейшем, но в то же время гениальном в своей простоте методе матрицы Эйзенхауэра. Я планирую свои дела и обязанности, оценивая их по критериям "срочность" и "важность" - таким образом, у меня всегда перед глазами список приоритетных задач, требующих неотлагательного решения. Я обещала себе не отклоняться от разработанной схемы и пока успешно справляюсь. Свободного времени стало действительно больше, а главное - я чувствую удовлетворение от работы и гордость за то, что смогла "победить" время».

Суть матрицы Эйзенхауэра состоит в том, что бухгалтер должен начертить систему координат: по горизонтальной оси располагаем текущие дела по степени срочности, а по вертикальной - по степени важности. Эти две оси разобьют плоскость на четыре квадранта. Если квадрант «Важное и срочное» будет несоразмерно велик, значит, вы не умеете расставлять приоритеты и делегировать обязанности другим сотрудникам бухгалтерии, плохо строите долгосрочные планы и разрабатываете стратегии. Если ваши дела в основном осели в квадранте «Важное, но не срочное» - прекрасно! Вы верно распределяете нагрузку.

Квадрант «Неважное, но срочное» тоже говорит о многом. Как правило, в нем располагаются мелкие обязанности и обращения других сотрудников организации (телефонные звонки, просьбы составить справку, срочно предоставить какую-либо информацию и пр.). Если этот квадрант преобладает, то это вовсе не говорит о том, что все значимое вы уже сделали, вполне может быть, что вы просто боитесь большей ответственности и избегаете выполнения важных дел, предпочитая занимать все рабочее время различными мелкими поручениями, возводя их в ранг срочных дел, не терпящих отлагательства. А если же основная масса ваших дел и обязанностей расположилась в квадранте «Неважное и несрочное», то, скорее всего, вы не бухгалтер! Как бы хорошо вы ни умели распоряжаться временем, добиться таких результатов бухгалтеру вряд ли под силу.

Экономим время - повышаем работоспособность

Не пытайтесь все делать сами! Делегируйте часть обязанностей другим членам коллектива. Не бойтесь говорить «нет» и руководству, и коллегам. Объясните, что ваш график так строго сформирован, что времени на занятие дополнительными делами у вас совершенно нет. По словам бухгалтера торговой фирмы Ирины Сретенко, умение отказывать очень помогло ей в экономии рабочего времени: «Когда я только устроилась на работу, то считала, что должна выполнять все поручения, даже не входящие в мои должностные обязанности, - забирала из химчистки вещи замдиректора. Я боялась отказать. От этого страдала моя работа, я не успевала завершать в срок дела. Посетив тренинг по тайм-менеджменту, я научилась искусству говорить "нет". Не знаю, овладела ли я им в совершенстве, но шубами коллег я больше не занимаюсь!».

Еще один важный элемент оптимизации практически всех процессов, происходящих в бухгалтерии - это автоматизация. Счетовода с кипами бумаг на столе и деревянными счетами ваш директор должен видеть только в старом кино! Ведя автоматизированный бухгалтерский учет, формируя отчетность в электронном виде, отправляя ее в инспекцию через Интернет, вы не только существенно экономите собственное время, но и время и деньги фирмы.

И, наконец, обратите внимание на свое физическое и эмоциональное здоровье. Делайте перерывы в работе. Известно, что работоспособность человека значительно повышается, если каждый час делать перерыв на 5-10 минут. Их можно провести с пользой - выполнить простые физические упражнения, заняться дыхательной гимнастикой. Эти процедуры помогут не только расслабиться, отвлечься от проблем, но и поспособствуют сохранению бодрости и энергии в течение всего рабочего дня.

По материалам газеты  «Учет. Налоги. Право - Северо-Запад»

 

 

2012 © Profaccount.ru

Сайты патнеров
Рейтинг@Mail.ru    Rambler's Top100    Яндекс.Метрика